Papel vs Tecnología
El pasado lunes, el diario Qué publicó un reportaje sobre el uso y/o abuso del papel en nuestras gestiones, administrativas y de cualquier otro tipo. En resumen venía a decir que, pese al crecimiento imparable de las nuevas tecnologías, el recurso al "formatoenemigodelosárboles" seguía siendo el preferido e incluso paradójicamente competía en cifras con el uso de las NTIC.
Confieso que aunque el ordenador, Internet, las redes sociales, las aplicaciones para gestionar mil y un cosas y vaya usted a saber cuántas cosas más que vayan a surgir o estén surgiendo ya, me atraen poderosamente y llaman mi atención, no es menos cierto que a la hora de revisar o leer con detenimiento un informe o incluso un libro, sigo prefiriendo las hojitas de papel.
Me plantea un dilema sentimental tener que optar por uno o por otro. Y es que de hecho tampoco creo que sea cuestión de hacer una selección exclusivista y aniquiladora de uno o de otro (que dicho sea de paso, el papel tendría todas las papeletas para acabar… en el cubo de la basura). Pienso que más bien la entrada de las nuevas tecnologías y las oportunidades que representan lo son más en cuanto a un uso más racional no sólo del papel, sino también de muchas otras cosas. Porque ¡cuántas veces vendemos la idea de que las tecnologías de la información son instrumentos clave en los procesos de reorganización y racionalización!.
En este sentido, y opinando por lo que me pilla más cerca, como es mi actividad diaria como consultora y, afinando más, por lo que observo en mis clientes del sector público, ahí van algunas sugerencias de cómo reducir el consumo de papel, si no drásticamente, sí en un volumen interesante:
1.Suprimir la impresión de los correos electrónicos: cualquier aplicación de gestión de mensajería proporciona innumerables herramientas para su control y seguimiento. El correo electrónico debe utilizarse como una herramienta de comunicación. Tampoco grabamos las conversaciones telefónicas…
2.Optimizar el recurso a repositorios de gestión documental, que permiten compartirlos y acceder a ellos de manera sencilla. Esto reduciría el volumen de fotocopias que día a día inundan nuestras mesas.
3.Si no llegamos a estas herramientas de gestión documental, contamos con unidades de red compartidas que pueden cumplir una función similar (que no igual).
4.Agilizar los procesos de introducción de la tramitación electrónica y las funcionalidades así contempladas, como es la interconexión entre administraciones para reducir la necesidad de la ciudadanía de presentar copias y copias de los mismos documentos. Menos fotocopias.
5.Potenciar estrategias de formación interactiva. Aunque soy la primera en reconocer que no siempre es cómodo acometer procesos formativos de forma exclusiva o mayoritariamente on line, sí se pueden sin embargo articular herramientas que al menos contribuyan a reducir la tentación de imprimir todo lo que pasa por nuestro puesto de trabajo o de estudio.
6. ¿Por qué queremos fotocopiarlo todo? Hagámonos amigos del escáner.
En fin, son algunas ideas. Soy consciente que el tránsito no es fácil ni mucho menos rápido. Pero también veo que los beneficios superan con creces los obstáculos y ataques de pánico que puedan provocar a algunos este cambio (para aplacarlos, ahí estamos los consultores, jeje). Así que, adelante.
Confieso que aunque el ordenador, Internet, las redes sociales, las aplicaciones para gestionar mil y un cosas y vaya usted a saber cuántas cosas más que vayan a surgir o estén surgiendo ya, me atraen poderosamente y llaman mi atención, no es menos cierto que a la hora de revisar o leer con detenimiento un informe o incluso un libro, sigo prefiriendo las hojitas de papel.
Me plantea un dilema sentimental tener que optar por uno o por otro. Y es que de hecho tampoco creo que sea cuestión de hacer una selección exclusivista y aniquiladora de uno o de otro (que dicho sea de paso, el papel tendría todas las papeletas para acabar… en el cubo de la basura). Pienso que más bien la entrada de las nuevas tecnologías y las oportunidades que representan lo son más en cuanto a un uso más racional no sólo del papel, sino también de muchas otras cosas. Porque ¡cuántas veces vendemos la idea de que las tecnologías de la información son instrumentos clave en los procesos de reorganización y racionalización!.
En este sentido, y opinando por lo que me pilla más cerca, como es mi actividad diaria como consultora y, afinando más, por lo que observo en mis clientes del sector público, ahí van algunas sugerencias de cómo reducir el consumo de papel, si no drásticamente, sí en un volumen interesante:
1.Suprimir la impresión de los correos electrónicos: cualquier aplicación de gestión de mensajería proporciona innumerables herramientas para su control y seguimiento. El correo electrónico debe utilizarse como una herramienta de comunicación. Tampoco grabamos las conversaciones telefónicas…
2.Optimizar el recurso a repositorios de gestión documental, que permiten compartirlos y acceder a ellos de manera sencilla. Esto reduciría el volumen de fotocopias que día a día inundan nuestras mesas.
3.Si no llegamos a estas herramientas de gestión documental, contamos con unidades de red compartidas que pueden cumplir una función similar (que no igual).
4.Agilizar los procesos de introducción de la tramitación electrónica y las funcionalidades así contempladas, como es la interconexión entre administraciones para reducir la necesidad de la ciudadanía de presentar copias y copias de los mismos documentos. Menos fotocopias.
5.Potenciar estrategias de formación interactiva. Aunque soy la primera en reconocer que no siempre es cómodo acometer procesos formativos de forma exclusiva o mayoritariamente on line, sí se pueden sin embargo articular herramientas que al menos contribuyan a reducir la tentación de imprimir todo lo que pasa por nuestro puesto de trabajo o de estudio.
6. ¿Por qué queremos fotocopiarlo todo? Hagámonos amigos del escáner.
En fin, son algunas ideas. Soy consciente que el tránsito no es fácil ni mucho menos rápido. Pero también veo que los beneficios superan con creces los obstáculos y ataques de pánico que puedan provocar a algunos este cambio (para aplacarlos, ahí estamos los consultores, jeje). Así que, adelante.
Comentarios